So arbeitet coapp mit Stripe zusammen

coapp nutzt Stripe, um Zahlungen für kostenpflichtige Pläne, Upgrades, Buchungen und andere kostenpflichtige Angebote abzuwickeln. Durch die Verbindung mit Stripe entsteht keine allgemeine Synchronisierung in beide Richtungen zwischen dem Stripe-Konto und der coapp-Community.

Die wichtigste Regel lautet:

Änderungen, die Mitglieder, Angebote oder Zugriffsrechte betreffen, werden in coapp vorgenommen. Stripe wird für Zahlungsabwicklung, Auszahlungen, Kontoverifizierung und andere Finanzvorgänge verwendet.

Die meisten direkt in Stripe vorgenommenen Änderungen aktualisieren nicht die entsprechende Konfiguration in coapp. Es gibt eine wichtige Ausnahme: Änderungen des Abonnementstatus bei Abonnements, die bereits mit coapp-Mitgliedern verknüpft sind, können automatisch den Kontostatus und den Zugriff dieser Mitglieder ändern.

Dieser Leitfaden richtet sich an Community-Admins und Finanzteams, die ein verbundenes Stripe-Konto verwalten.

Er hilft insbesondere dabei:

Dieser Ablauf verknüpft eine coapp-Aktion mit den zugehörigen Stripe-Zahlungsdatensätzen. Ein unabhängig in Stripe erstellter, ähnlich aussehender Datensatz ist mit keinem coapp-Mitglied, Angebot oder keiner Zugriffsregel verbunden.

coapp erhält von Stripe Ereignisse zum Abonnementstatus für Abonnements, die bereits mit coapp-Mitgliedern verknüpft sind. Diese Ereignisse können den Kontostatus des Mitglieds automatisch ändern:

Dies ist eine begrenzte, ereignisbasierte Automatisierung und keine vollständige Synchronisierung zwischen Stripe und coapp. Sie gilt nur, wenn coapp das Stripe-Abonnement der verbundenen Community und dem Mitglied zuordnen kann.

Bei wiederkehrenden Zahlungen bestimmt Stripe den Abonnementstatus anhand des Zahlungsergebnisses sowie der Einzugs- und Wiederholungseinstellungen des Kontos. coapp reagiert auf den daraus entstehenden Abonnementstatus, nicht auf jede einzelne Rechnung oder Belastung. Wenn ein Zahlungsproblem behoben wurde und Stripe das Abonnement wieder auf aktiv setzt, kann coapp das Mitglied automatisch reaktivieren.

Wenn beispielsweise ein verknüpftes Abonnement direkt in Stripe gekündigt wird, kann dadurch das Mitgliedskonto in coapp gekündigt werden. Werden dagegen Abonnementpositionen oder Preise in Stripe bearbeitet, ändert sich die zugehörige Plan- oder Angebotskonfiguration in coapp nicht. Daher sollten Admins geplante Mitgliedschaftsänderungen weiterhin über coapp vornehmen.

Gehe nicht davon aus, dass die folgenden Aktionen im Stripe-Dashboard coapp vollständig aktualisieren:

Einige aktualisierte Zahlungsdetails können sichtbar werden, wenn coapp Daten aus Stripe liest. Ereignisse zum Abonnementstatus können außerdem die oben beschriebenen automatischen Änderungen des Mitgliedsstatus auslösen. Keines der beiden Verhaltensweisen bedeutet, dass die zugehörige coapp-Plankonfiguration, das Angebot, die Buchung, das Profil oder andere Community-Daten synchronisiert wurden.

Wenn beispielsweise eine Kundin, ein Kunde oder ein Abonnement in Stripe angelegt wird, entsteht dadurch kein Mitglied und es wird kein Zugriff in coapp gewährt. Wird der Preis eines bestehenden verknüpften Stripe-Abonnements bearbeitet, kann sich die Abrechnung ändern, ohne dass sich der für das Mitglied in coapp konfigurierte Plan ändert.

Öffne Verwalten > Community > Mitglieder, wähle das Mitglied aus und nutze die verfügbaren Plan- oder Mitgliedschaftsfunktionen im Mitgliedskonto.

Öffne den entsprechenden Bereich unter Verwalten > Monetarisierung oder in den Buchungseinstellungen und nimm die Änderung in coapp vor.

Öffne das Mitgliedskonto unter Verwalten > Community > Mitglieder und anschließend den Rechnungsbereich. coapp zeigt die Stripe-Rechnungsinformationen an, die mit dem coapp-Abrechnungskonto dieses Mitglieds verknüpft sind.

Öffne Verwalten > Monetarisierung > Zahlungen > Stripe und wähle Stripe-Dashboard. Führe diese Finanzvorgänge in Stripe aus.

Wende dich an den coapp-Support. Lösche keine von coapp erstellten Kundinnen oder Kunden, Produkte, Preise oder Abonnements in Stripe, um die Verbindung zu trennen.

Es gibt keine einzelne Zurücksetzen-Aktion für jede Stripe-Änderung. Nutze den Wiederherstellungsweg, der zum aktuellen Abonnementstatus passt.

Kündige die bestehende Mitgliedschaft nicht routinemäßig, um anschließend eine neue anzulegen. Erhalte und repariere das verknüpfte Abonnement, solange es noch aktiv ist und sich sicher korrigieren lässt. Kündige und ersetze es nur als letzten Ausweg, nachdem du geprüft hast, dass das alte Abonnement beendet ist und keine weiteren Belastungen oder Rechnungen erzeugen kann.

Kündigen und neu anlegen kann:

Bevor du eine weitere Änderung vornimmst:

Weise keinen weiteren Plan zu. Bitte das Mitglied, eine gültige Zahlungsmethode hinzuzufügen und die offene Rechnung unter Konto > Abrechnung > Rechnungen zu bezahlen, wenn ein Zahlungslink verfügbar ist.

Stripe steuert den Wiederholungs- und Einzugsprozess. Wenn Stripe das verknüpfte Abonnement wieder auf aktiv setzt, kann coapp das Mitglied automatisch auf Aktiv setzen. Prüfe das Mitgliedskonto erneut, nachdem sich der Zahlungsstatus geändert hat.

Nutze Kündigung rückgängig machen nur, wenn das Stripe-Abonnement noch aktiv oder in der Testphase ist und seine Kündigung für das Ende eines zukünftigen Abrechnungszeitraums geplant ist. Wenn coapp in dieser Situation Kündigung rückgängig machen anzeigt, wähle diese Aktion im Planbereich des Mitglieds aus. Dadurch wird die geplante Kündigung des verknüpften Stripe-Abonnements entfernt und die coapp-Planzuweisung wiederhergestellt.

Kündigung rückgängig machen steht nicht als erfolgreiche Wiederherstellungsaktion zur Verfügung, nachdem Stripe den Abonnementstatus auf gekündigt gesetzt oder das Abonnement gelöscht hat. Ein vollständig gekündigtes Abonnement kann nicht als dasselbe laufende Abonnement wiederhergestellt werden. Falls die Schaltfläche noch sichtbar ist, weil der coapp-Plandatensatz noch nicht aktualisiert wurde, kann der Reaktivierungsversuch fehlschlagen. Lade das Mitgliedskonto neu und folge der nachstehenden Anleitung für beendete Abonnements.

Prüfe zuerst in Stripe, dass das alte Abonnement nicht mehr aktiv ist und keine weitere Rechnung erzeugen kann.

Wenn coapp keinen aktuellen Plan mehr anzeigt, wähle im Mitgliedskonto Tarif zuweisen und konfiguriere den vorgesehenen Plan, das Startdatum, den Abrechnungszyklus, die Zahlungsmethode und die Rechnungseinstellungen. Prüfe die Rechnungsvorschau sorgfältig vor der Bestätigung, da durch die Planzuweisung ein neues Abonnement erstellt wird und eine neue Belastung oder Rechnung entstehen kann.

Wenn coapp weiterhin einen gekündigten aktuellen Plan anzeigt und keine sichere Zuweisung des Ersatzes ermöglicht, wende dich an den coapp-Support, statt direkt in Stripe ein zweites Abonnement anzulegen.

Wenn das verknüpfte Abonnement noch aktiv ist, öffne den Planbereich des Mitglieds und wähle Bearbeiten. Gib die vorgesehene coapp-Plankonfiguration erneut ein, wähle den Zeitpunkt der Änderung und prüfe vor dem Speichern die Rechnungsvorschau sowie eine mögliche anteilige Abrechnung.

Wenn coapp die Stripe-seitige Änderung nicht abbilden oder sicher überschreiben kann, brich den Vorgang ab und wende dich an den coapp-Support. Gib das coapp-Mitglied, die Stripe-Kunden-ID, die Abonnement-ID, betroffene Rechnungs-IDs und eine Beschreibung des vorgesehenen Plans an. Erstelle keine Ersatzprodukte, -preise oder -abonnements manuell in Stripe.

Gib Stripe Zeit, die Zahlung oder Abonnementänderung abzuschließen, und lade anschließend das Mitgliedskonto neu. Wenn der Stripe-Abonnementstatus und der coapp-Mitgliedsstatus weiterhin nicht übereinstimmen, wende dich mit den relevanten IDs an den coapp-Support. Wenn nur der Mitgliedsstatus geändert wird, werden ein fehlerhaftes Stripe-Abonnement oder ein falscher Abrechnungszeitplan nicht korrigiert.

Finanzvorgänge lassen sich unter Umständen nur schwer rückgängig machen. Prüfe immer, ob bereits eine Belastung, offene Rechnung oder ein aktives Abonnement vorhanden ist, bevor du die Wiederherstellungsaktion bestätigst.

Ein Mitglied öffnet Konto > Abrechnung > Rechnungen, um Rechnungen anzuzeigen. coapp ruft die Rechnungen aus Stripe über den Stripe-Kunden ab, der mit diesem coapp-Mitglied im verbundenen Community-Konto verknüpft ist.

Das Mitglied sieht:

Die Liste basiert auf dem verknüpften Stripe-Kunden, nicht auf der E-Mail-Adresse und nicht darauf, ob eine Rechnung über den normalen coapp-Prozess erstellt wurde. Deshalb kann eine manuell in Stripe erstellte Rechnung in coapp erscheinen, wenn sie demselben verknüpften Stripe-Kunden im selben verbundenen Konto zugeordnet ist.

Das Mitglied sieht nicht:

Die kommende Rechnung ist eine Vorschau und kann sich ändern, bevor Stripe sie finalisiert. Admins sollten keine manuellen Rechnungen für mit coapp verknüpfte Stripe-Kunden erstellen, sofern diese Rechnungen nicht bewusst im coapp-Konto des Mitglieds erscheinen sollen.

Bei Zahlungsmethoden gibt es zwei getrennte Ebenen: die von der Community akzeptierten Methoden und die von einem einzelnen Mitglied gespeicherten Methoden.

Admins öffnen Verwalten > Monetarisierung > Zahlungen > Zahlungsmethoden, um festzulegen, welche Methoden Mitglieder für Mitgliedschaften und Event-Tickets verwenden können.

coapp unterstützt in diesem Bereich folgende Optionen:

Eine Zahlungsmethode muss zuerst im verbundenen Stripe-Konto für die Währung der Community verfügbar sein. coapp zeigt an, ob die jeweilige Methode in Stripe verfügbar ist, und verhindert die Aktivierung einer nicht verfügbaren Methode. Für Mitgliedschaftszahlungen muss mindestens eine Methode aktiviert bleiben.

Die Aktivierung einer Methode in Stripe stellt sie nur zur Auswahl bereit. Der Admin muss sie zusätzlich in coapp für Mitgliedschaften oder Event-Tickets aktivieren. Umgekehrt steuert die Deaktivierung in den coapp-Einstellungen, ob coapp die Methode in neuen Zahlungsprozessen anbietet. Bereits vorhandene Stripe-Zahlungsmethoden von Mitgliedern werden dadurch nicht gelöscht.

Mitglieder öffnen Konto > Abrechnung > Zahlungsmethoden, um:

Admins können die gespeicherten Zahlungsmethoden eines Mitglieds im Mitgliedskonto unter Verwalten > Community > Mitglieder anzeigen und entfernen.

Gespeicherte Methoden gehören zum verknüpften Stripe-Kunden im verbundenen Stripe-Konto dieser Community. Sie werden nicht automatisch mit einer anderen Community oder einem anderen Stripe-Kunden derselben Person geteilt.

Die vertraulichen Karten- oder Bankdaten werden von Stripe gespeichert und verarbeitet. coapp liest die Methoden aus Stripe und zeigt nur verfügbare beschreibende Details an, beispielsweise Zahlungsart, Kartenmarke, die letzten vier Ziffern, das Ablaufdatum oder Bankinformationen.

Die Standardzahlungsmethode wird in den Rechnungseinstellungen des verknüpften Stripe-Kunden gespeichert. Eine über coapp hinzugefügte Methode wird zur Standardmethode. Wenn der Kunde Zahlungsmethoden, aber keine Standardmethode besitzt, wählt coapp beim Laden der Liste die erste verfügbare Methode als Standard aus.

Gespeicherte Zahlungsmethoden sind eine Ausnahme von der allgemeinen Regel zur einseitigen Synchronisierung, da coapp ihren aktuellen Zustand aus Stripe liest.

Wenn eine Zahlungsmethode in Stripe mit dem verknüpften Stripe-Kunden verbunden oder von ihm getrennt wird, kann die Änderung nach dem Neuladen der Zahlungsmethodenliste in coapp erscheinen. Auch eine in Stripe geänderte Standardzahlungsmethode des Kunden kann in coapp übernommen werden.

Dadurch wird die Rechnungsadresse der Zahlungsmethode nicht zurück in die coapp-Rechnungsadresse synchronisiert. Außerdem wird die Zahlungsmethode dadurch nicht in der coapp-Konfiguration der Community aktiviert.

Verschiebe eine Zahlungsmethode nicht zu einem anderen Stripe-Kunden und entferne nicht die einzige verwendbare Standardmethode, solange ein Abonnement aktiv ist. Dies kann dazu führen, dass zukünftige Zahlungen fehlschlagen. Durch das Hinzufügen einer Ersatzmethode wird eine bereits offene Rechnung nicht automatisch bezahlt. Das Mitglied muss die Rechnung gegebenenfalls weiterhin öffnen und bezahlen.

Die Zahlungsart einer Mitgliedschaft ist von den für die Community aktivierten Zahlungsmethoden getrennt.

Die Zahlung per Rechnung ist eine Zahlungsart und keine gespeicherte Karte oder Bankverbindung. Der Wechsel zwischen automatischem Einzug und Zahlung per Rechnung sollte über die Plankonfiguration des Mitglieds in coapp erfolgen, damit die coapp-Mitgliedschaft und das Stripe-Abonnement dieselbe Zahlungsart verwenden.

Rechnungsinformationen werden teilweise von coapp zu Stripe synchronisiert.

Wenn ein Mitglied oder Admin die Rechnungsadresse des Mitglieds in coapp speichert, aktualisiert coapp ausgewählte Felder beim verknüpften Stripe-Kunden:

Diese Synchronisierung der Rechnungsdaten erfolgt nur in eine Richtung. Wenn Kundenname, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse oder Rechnungsdaten einer Zahlungsmethode direkt in Stripe geändert werden, wird dadurch weder das coapp-Mitgliedsprofil noch die Rechnungsadresse in coapp aktualisiert. Die Zahlungsmethode selbst kann trotzdem in coapp erscheinen oder verschwinden, weil die Zahlungsmethodenliste aus Stripe gelesen wird.

Die Rechnungsadresse und die Registrierungsadresse in coapp sind getrennt. Nur die im Zahlungsprozess verwendeten Rechnungsinformationen werden an Stripe gesendet. Andere coapp-Profilfelder sind nicht Teil dieser Synchronisierung.

Um beide Systeme konsistent zu halten, aktualisiere zuerst die Rechnungsadresse des Mitglieds in coapp. Nutze den verknüpften Stripe-Kunden für Stripe-spezifische Rechnungseinstellungen und die steuerliche Behandlung, beispielsweise Steuerbefreiung oder Reverse Charge.

Stripe erstellt, finalisiert und hostet Steuerrechnungen über das verbundene Stripe-Konto der Community und stellt die PDF-Datei bereit. coapp übermittelt die für die Zahlung benötigten Abrechnungsinformationen und konfigurierten Steuersätze und zeigt anschließend die Stripe-Rechnung in den Rechnungsbereichen für Mitglieder und Admins an. coapp erstellt für denselben Stripe-Vorgang kein separates Steuerrechnungsdokument. Die Unternehmens- und Ausstellerdaten stammen aus dem verbundenen Stripe-Konto; der Community-Betreiber ist dafür verantwortlich, dass seine Rechnungs- und Steuerangaben korrekt sind.

Admins konfigurieren die von coapp-Angeboten verwendeten Steuersätze unter Verwalten > Monetarisierung > Zahlungen > Steuersatz. Der ausgewählte Steuersatz wird mit dem zugehörigen Abonnement oder Rechnungsposten an Stripe übergeben.

Die steuerliche Behandlung eines bestimmten Mitglieds wird beim verknüpften Stripe-Kunden verwaltet. Dazu gehören:

So verwaltest du diese Einstellungen:

Eine im coapp-Prozess für die Rechnungsadresse eingegebene oder aktualisierte Umsatzsteuer-ID wird ebenfalls beim verknüpften Stripe-Kunden gespeichert. Wird die Umsatzsteuer-ID in coapp entfernt, entfernt coapp die gespeicherten Steuer-IDs des Kunden in Stripe. Der ausdrückliche Steuerstatus – beispielsweise Reverse Charge – sollte in Stripe geprüft und verwaltet werden.

Diese Einstellungen gelten für den verknüpften Stripe-Kunden und wirken sich daher auf die für diesen Kunden erstellten Rechnungen aus. Sie ändern weder das coapp-Profil noch die Plan- oder Mitgliedschaftskonfiguration.

Aktualisiere und prüfe die Steuerdaten, bevor Stripe die Rechnung finalisiert. Gehe nicht davon aus, dass eine spätere Änderung des Kunden eine bereits finalisierte Rechnung neu berechnet oder korrigiert. Wenn eine finalisierte Steuerrechnung falsch ist, nutze den passenden Korrektur- oder Gutschriftprozess in Stripe und ziehe bei Bedarf deine Steuerberatung hinzu.

Weitere Informationen bietet Stripe zu Steuer-IDs von Kundinnen und Kunden sowie zu Nullsteuerbeträgen und Reverse Charge.

Admins können ein Stripe-Konto unter Verwalten > Monetarisierung > Zahlungen > Stripe verbinden.

Wenn das Konto verbunden ist und Zahlungen aktiviert sind, zeigt coapp den verbundenen Status und einen Link zum Stripe-Dashboard an.

Die Anmeldestrategie mit Freigabe muss geändert werden, bevor Stripe verbunden werden kann. Wenn sie ausgewählt ist, leitet coapp den Admin zu den Einstellungen der Anmeldestrategie weiter.